A inteligência artificial pode ajudar a organizar informações, redigir minutas e identificar inconsistências no Documento de Formalização da Demanda, no Estudo Técnico Preliminar e no Termo de Referência. Seu uso precisa respeitar as regras aplicáveis ao órgão, a proteção das informações e a revisão pelos agentes competentes. A ferramenta não assume a autoria administrativa, a aprovação ou a responsabilidade pelas decisões da contratação.
Para uma equipe que atende várias unidades e trabalha com prazos curtos, a possibilidade de produzir documentos mais rapidamente é atraente. O problema aparece quando velocidade de redação passa a ser confundida com qualidade do planejamento. Um texto completo pode esconder uma quantidade sem memória de cálculo, uma solução escolhida sem comparação ou um requisito que ninguém consegue justificar.
O uso responsável de IA em contratações públicas começa antes do comando enviado à ferramenta. Exige conhecer a necessidade, reunir evidências e definir quem verificará o resultado. Este artigo apresenta critérios práticos para organizar esse trabalho. As recomendações operacionais são propostas de organização, cuja aplicação depende das normas e das condições de cada instituição.
O que muda quando a IA participa da elaboração
Há tarefas bastante diferentes dentro da elaboração de um documento. Reunir registros, melhorar uma frase e uniformizar nomenclaturas envolve um tipo de apoio. Definir a solução adequada, justificar quantitativos e estabelecer condições de recebimento envolve análise do objeto e consequências para a execução.
Uma ferramenta pode sugerir uma redação para ambos os casos. Isso não significa que tenha realizado o trabalho administrativo que sustenta cada afirmação. Se um texto informa que determinada solução é a mais econômica, precisa existir comparação verificável que permita chegar a essa conclusão.
O guia de IA generativa do TCU recomenda revisão institucional e afirma que o uso da tecnologia não afasta a responsabilidade do autor pelo documento. Essa orientação foi formulada para o Tribunal e constitui uma referência de governança, sem se transformar automaticamente em regulamento de todos os órgãos públicos. [1]
Na prática, a equipe precisa separar o que a ferramenta sugeriu do que foi verificado. Uma minuta pode circular com pendências claramente identificadas. Já a versão encaminhada para aprovação precisa refletir informações conferidas e decisões efetivamente assumidas por quem possui a competência correspondente.
DFD precisa representar uma necessidade real
No âmbito do Decreto nº 10.947/2022, o DFD fundamenta o plano de contratações anual e apresenta a necessidade identificada pela área requisitante. O decreto estabelece informações para a formalização da demanda, como justificativa, descrição do objeto, quantidade quando couber e previsão de conclusão da contratação. Seu âmbito é a administração pública federal direta, autárquica e fundacional, consideradas as exceções previstas. [2]
A IA pode organizar notas recebidas das unidades e sugerir uma descrição inicial. Para isso, é necessário fornecer registros confiáveis: qual serviço precisa continuar, quem depende dele, qual dificuldade existe e qual período precisa ser atendido.
Imagine, como exemplo hipotético, uma unidade que pede novos computadores porque os atuais apresentam falhas. Uma minuta útil deve registrar quais atividades são afetadas e quais evidências demonstram o problema. Escrever apenas que a aquisição promoverá modernização não explica a necessidade nem permite avaliar sua dimensão.
Também é importante não transformar a demanda em confirmação antecipada de uma solução. Se o problema é a interrupção do atendimento, pode ser necessário examinar manutenção, substituição parcial ou reorganização do uso dos equipamentos. O DFD precisa permitir que o planejamento avance com uma descrição fiel do problema.
Cabe à área responsável confirmar a demanda e os dados utilizados. A ferramenta não conhece automaticamente o estoque, os contratos vigentes, a capacidade instalada ou as prioridades do órgão. Informações ausentes devem permanecer como pendências, sem números ou justificativas inventados para completar campos.
ETP exige análise das alternativas
O ETP deve permitir compreender o problema e avaliar a viabilidade técnica e econômica da contratação. A Lei nº 14.133/2021 disciplina seus elementos no artigo 18. O manual do TCU explica que o estudo apoia a identificação da solução adequada e antecede sua especificação no TR ou no projeto básico, conforme o caso. [3] [4]
Uma aplicação útil da IA é organizar informações sobre alternativas já pesquisadas pela equipe. Ela pode ajudar a comparar condições, resumir documentos e apontar diferenças que precisam de exame. O resultado deve conservar a origem dos dados e deixar visíveis os pontos ainda não confirmados.
Considere um exemplo hipotético de contratação de impressão. Comprar equipamentos, locar máquinas e contratar um serviço gerenciado podem envolver custos e responsabilidades diferentes. A comparação precisa considerar demanda, manutenção, insumos, atendimento, infraestrutura disponível e condições de execução. Uma preferência sugerida pela ferramenta não substitui essa investigação.
O levantamento de mercado também não pode ser apresentado como realizado apenas porque a IA listou possíveis fornecedores ou soluções. É preciso conferir se as alternativas existem, se atendem à necessidade e se os documentos consultados são pertinentes ao objeto e ao período analisado.
Outro cuidado envolve a conclusão do estudo. Pedir que a ferramenta justifique uma escolha previamente feita pode produzir uma narrativa convincente que apenas confirma a preferência inicial. Uma utilização mais produtiva é solicitar perguntas sobre as evidências que faltam e as limitações de cada alternativa.
Para os órgãos sujeitos à IN SEGES nº 58/2022, devem ser observados seus procedimentos, responsabilidades e hipóteses específicas de elaboração do ETP. A instrução também alcança órgãos estaduais, distritais e municipais nas situações de execução de recursos federais decorrentes de transferências voluntárias previstas em seu âmbito. É necessário verificar o enquadramento da contratação. [5]
TR precisa funcionar durante a execução
O Termo de Referência traduz o planejamento em condições para contratar e acompanhar o objeto. A IN SEGES/ME nº 81/2022 disciplina sua elaboração no âmbito federal indicado pela norma e prevê aplicação a entes que executem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias. Ela relaciona o TR ao ETP, quando elaborado, e atribui a produção às áreas competentes. [6]
A IA pode ajudar a reorganizar uma minuta, conferir repetições e sugerir uma apresentação mais clara. A equipe precisa verificar se as cláusulas correspondem ao serviço ou fornecimento pretendido. Condições copiadas de outro contexto podem criar obrigações inexequíveis ou deixar situações importantes sem tratamento.
Em um fornecimento parcelado, por exemplo, escrever que a entrega ocorrerá conforme necessidade não esclarece sozinho o funcionamento esperado. É necessário analisar como as solicitações serão feitas, quais locais serão atendidos e quais prazos são compatíveis com a necessidade e o mercado.
Critérios de recebimento também exigem atenção. Quem vai conferir o produto precisa conseguir reconhecer o atendimento ao que foi contratado. Expressões como qualidade superior ou solução de excelência podem parecer positivas, mas não explicam como verificar a conformidade de uma entrega.
Uma revisão operacional pode simular a primeira entrega ou o primeiro mês de serviço. A equipe deve perguntar quais registros serão produzidos, o que acontecerá diante de uma divergência e quais condições orientarão a medição. Se a resposta depender de improviso, a minuta precisa ser trabalhada antes de avançar.
Quantidades e preços não podem nascer de uma resposta automática
Quantidades e estimativas de valor precisam de suporte verificável. No ETP, a Lei nº 14.133/2021 prevê memórias de cálculo e documentos de apoio para as estimativas pertinentes. Uma resposta automática, isoladamente, não demonstra como o órgão chegou ao número apresentado. [3]
A IA pode auxiliar na leitura de planilhas ou na organização de um cálculo, desde que exista conferência independente. Se a base registra consumo por caixa e o novo pedido usa unidade, a conversão precisa ser validada. Um resultado matematicamente correto pode continuar inadequado quando parte de uma unidade errada.
Como exemplo hipotético, uma planilha de consumo pode misturar entregas, solicitações e itens efetivamente utilizados. Somar todas as linhas sem compreender o significado dos registros produziria uma estimativa distorcida. A equipe precisa conhecer a base antes de pedir que a ferramenta a interprete.
O mesmo cuidado vale para preços apresentados em textos gerados. Valores sem documento de origem, data e condições de comparação devem ser tratados como informação não confirmada. É mais seguro solicitar que a ferramenta identifique campos ausentes do que pedir que preencha uma estimativa sem evidências.
A coerência entre DFD ETP e TR precisa ser conferida
Produzir cada documento em uma conversa separada pode gerar divergências difíceis de perceber. A demanda descreve atendimento a todas as unidades, o estudo considera apenas a sede e o TR inclui locais adicionais. Cada texto parece compreensível sozinho, mas o conjunto deixa de explicar a contratação. Uma conferência cruzada deve examinar objeto, quantitativos, unidades de medida, público atendido, período e premissas. Mudanças durante o planejamento podem ser justificadas. O problema é permitir que versões diferentes convivam sem explicar por que a necessidade ou a solução foi ajustada.
A IA pode apontar essas diferenças quando recebe versões autorizadas dos documentos. Convém pedir que apresente o trecho, a divergência encontrada e a pergunta que precisa ser respondida. A correção continua dependendo de alguém que conheça o processo e possa identificar qual informação está correta.
Também vale verificar se a justificativa de uma decisão permanece atual depois de uma alteração. Reduzir o quantitativo sem revisar a comparação de alternativas, por exemplo, pode modificar a análise que sustentava a solução. A revisão deve alcançar as premissas afetadas, além do campo alterado.
Dados protegidos exigem cuidados antes do envio
O uso de uma plataforma externa pode envolver envio e armazenamento das informações inseridas em comandos e anexos. Antes de utilizar documentos administrativos, o órgão precisa avaliar a ferramenta, as permissões de acesso e as condições aplicáveis ao tratamento desses dados.
A ANPD discute, em seu Radar Tecnológico sobre IA generativa, a necessidade de considerar a proteção de dados ao longo do ciclo de uso dessas tecnologias, inclusive quanto a dados pessoais presentes em comandos e anexos. A análise deve observar finalidade e necessidade, entre os demais requisitos aplicáveis. [7]
Uma providência prática é conferir se o arquivo contém dados pessoais desnecessários, informações protegidas ou detalhes que não precisam integrar a tarefa. Retirar identificadores pode ajudar, mas não basta presumir anonimização quando outras informações permitem reconhecer uma pessoa.
Para testar comandos e formas de revisão, a equipe pode trabalhar com exemplos fictícios ou dados sintéticos. Antes de passar para um processo real, deve verificar as orientações institucionais e o ambiente autorizado. O fato de um documento ser acessível em determinada etapa não autoriza qualquer forma de reutilização.
Um fluxo de revisão compatível com a rotina
Uma forma prática de organizar o uso da IA começa pela preparação da base. A área responsável reúne registros, documentos de referência e decisões já tomadas. É útil separar informação confirmada, informação desatualizada e ponto ainda pendente, evitando que tudo receba o mesmo tratamento.
Depois, a equipe delimita a tarefa. Em vez de pedir um ETP completo com poucas informações, pode solicitar a organização da descrição da necessidade ou uma comparação de alternativas previamente documentadas. Trabalhar por partes facilita perceber se a ferramenta alterou o sentido do material fornecido.
A revisão seguinte examina fatos e requisitos. Cada quantidade, data, referência normativa e condição operacional precisa ser confrontada com sua origem. Conferir somente ortografia não identifica uma obrigação inadequada ou uma justificativa que não corresponde à realidade.
Antes do encaminhamento, os responsáveis verificam a coerência entre documentos e resolvem as pendências relevantes. As análises técnicas, jurídicas e aprovações exigidas pelo procedimento devem seguir suas competências e as hipóteses aplicáveis. O uso de IA não cria uma dispensa desses controles.
Para equipes pequenas, esse fluxo precisa ser executável. Pode começar com um registro simples de versão, responsável pela conferência e questões corrigidas. Não é necessário criar uma nova camada de burocracia para toda interação; é necessário conseguir explicar as decisões e recuperar as evidências que sustentam o documento final.
Como pedir apoio sem incentivar informações inventadas
Um comando útil delimita o material que pode ser usado e a saída esperada. A equipe pode solicitar que a ferramenta organize apenas as informações fornecidas, destaque lacunas e não acrescente quantidades, preços, normas ou decisões ausentes dos registros.
Por exemplo: organize uma minuta da descrição da necessidade com base nos documentos autorizados anexados, preserve os dados apresentados e liste separadamente as informações que precisam ser confirmadas pela área requisitante. Esse pedido ajuda a identificar pendências em vez de escondê-las em frases genéricas.
Para conferir coerência, o comando pode pedir a comparação de objeto, período, locais e quantitativos entre os documentos, com indicação dos trechos divergentes. A resposta será uma lista de questões para análise, sem autorização para alterar automaticamente os arquivos oficiais.
Nenhum comando garante ausência de erro. Por isso, a qualidade do pedido precisa vir acompanhada de revisão. Se a equipe não consegue verificar o resultado porque desconhece o objeto, deve buscar o apoio técnico necessário antes de adotar a redação sugerida.
Onde começa a responsabilidade humana
A responsabilidade humana já existe na identificação da demanda, na escolha dos dados e na decisão de usar determinada ferramenta. Ela continua durante a elaboração, a validação e o encaminhamento do documento. Não surge apenas no momento da assinatura.
Quem revisa precisa compreender o que o texto afirma e ter condições de conferir suas premissas. A aprovação não deve funcionar como confirmação automática de um arquivo que parece completo. Uma pergunta simples ajuda: seria possível explicar essa decisão sem recorrer à resposta da IA como justificativa? A apuração de eventual responsabilidade depende das atribuições, da conduta e das circunstâncias do caso, observadas as regras aplicáveis. Não se presume culpa de todos os participantes por qualquer erro, nem se transfere a responsabilidade administrativa para a ferramenta. O uso responsável exige que cada agente cumpra seu papel.
O ganho de produtividade deve permitir mais atenção à análise e às condições de execução. Quando a IA organiza informações e torna as pendências visíveis, pode apoiar o planejamento. Quando produz respostas que ninguém confere, a rapidez apenas antecipa o envio de um problema para a próxima etapa.
Perguntas frequentes
A IA pode redigir um ETP completo
Pode produzir uma minuta a partir de informações fornecidas, conforme as condições da ferramenta e as regras institucionais. A equipe precisa verificar dados, alternativas, justificativas e conclusão. Um arquivo preenchido não comprova, sozinho, a análise necessária para sustentar o estudo.
É obrigatório informar no documento que houve uso de IA
É necessário conferir as normas e orientações aplicáveis ao órgão. As fontes utilizadas neste artigo não estabelecem uma obrigação geral idêntica para toda contratação pública brasileira. Como medida de organização, o registro interno do apoio utilizado pode facilitar a revisão e a rastreabilidade.
A IA pode escolher a solução da contratação
Pode auxiliar a organizar comparações e apontar questões sobre alternativas. A escolha administrativa precisa ser fundamentada em evidências e assumida pelos agentes competentes. Uma recomendação automática não substitui a análise técnica e econômica do caso.
Quem responde por um erro na minuta gerada
O uso da ferramenta não afasta os deveres dos responsáveis pela elaboração, revisão e aprovação. A eventual responsabilização exige análise individualizada conforme a conduta, as competências e o regime aplicável. A origem automática de uma informação não dispensa sua conferência.
Posso usar um modelo de outro órgão como base
Uma referência pode ajudar a organizar o trabalho, desde que seu uso seja autorizado e sua pertinência seja analisada. A equipe deve revisar objeto, condições locais, premissas e normas. Copiar o documento ou pedir sua adaptação à IA não comprova que ele atende à nova necessidade.
Continue a leitura
Antes de automatizar a elaboração, confira a qualidade das informações usadas no planejamento. Leia também Dados ruins também são um risco na contratação pública e veja como registros inconsistentes podem comprometer quantidades, comparações e decisões.
Fontes e referências
- TCU — orientações sobre inteligência artificial generativa
- Decreto nº 10.947/2022
- Lei nº 14.133/2021
- TCU — Manual de Licitações e Contratos
- Compras.gov.br — instruções normativas SEGES nº 58/2022 e nº 81/2022
- ANPD — materiais sobre inteligência artificial generativa e proteção de dados
Fontes oficiais consultadas em 9 de outubro de 2026. Os exemplos são hipotéticos.
